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Alerta contábil: notas fiscais terão nova validação em 2018

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Por Adão Lopes

Tenho buscado contribuir para o público de contadores e empresários dialogando sobre a importância de se atentar a diversas mudanças que ocorrem quase que mensalmente no universo de documentação eletrônica. Isso porque é uma tendência que a documentação passe a representar de forma mais fidedigna o produto de que ela fala. Com a mudança de ano, alterações se seguirão às notas fiscais eletrônicas e de consumidor final de acordo com um novo cronograma, e é preciso atenção, sobretudo da classe contábil.

Isso tem serventia para toda a cadeia comercial e, sobretudo, para os órgãos de validação, como os SEFAZ, o que indiretamente garante direitos de consumidores e comerciantes por todo o país. Entretanto, há ainda contadores que não estão atentos a diversos pormenores, já que é complicado acompanhar tudo, e muitas vezes rotinas e a própria automação da emissão de notas, cega o profissional da importância de conhecer essas mudanças.

Esse fato ocorre muito quando um campo como o que abriga o GTIN passa a ser validador, ao invés de apenas obrigatório. A rotina antiga pode indicar um problema antigo da empresa que não era percebido antes, mas que a partir de agora será um problema a ser corrigido.

A mudança que envolve Notas Fiscais Eletrônicas e Notas Fiscais Eletrônicas para Consumidor Final possui um cronograma para validação de tipos diferentes de empresas, e haverá uma adesão gradual em 2018. A classe contábil carrega consigo a responsabilidade de estar sempre em dia com conhecimentos detalhados do universo de documentação digital. Por vezes é essencial que se tenha conhecimento sobre detalhes que são alterados, acrescentados ou retirados de uma determinada documentação, sobretudo porque o contador é o guardião do conhecimento fiscal de seus clientes.

Apenas para contextualizar, o GTIN, sigla para Global Trade Item Number, é um número de identificação global para um item que é comercializado. Basicamente os códigos de barra são formados a partir do GTIN, já que cada produto possui uma numeração única, que indica N aspectos, como tipo, modelo, cor, tamanho, país de origem, etc.

Tratando-se da NF-e e NFC-e, o código fica nos campos cEAN e cEANTrib, indicando o qual o código de barras do produto vendido, uma informação essencial para o comércio. A mudança afeta sobretudo quem é fabricante, distribuidor, atacadista e varejista, portanto quando uma NF-e ou NFC-e é emitida por esses tipos de negócios, é dever do contador saber se o GTIN está de acordo com a alteração.

As Secretarias da Fazenda de cada estado, que verificam notas, passaram a considerar os campos cEAN e cEANTrib como pontos de validação.  O preenchimento já era obrigatório, mas antes ele não validada ou invalidava uma nota, agora, se o GTIN estiver incorreto nos dois campos, a nota passa a não valer, gerando uma gama de problemas para todos os envolvidos no processo de emissão e recebimento do produto.

Nota validada é papel de valor jurídico para qualquer situação de conferência, reclamação, dentre outros problemas. Antigamente, como a validação não existia, se o campo estivesse preenchido, a nota estava em ordem, mesmo que a numeração fosse errada. Isso gera um problema primário, pois se um erro vem sendo perpetrado desde muito tempo, esse é o momento em que a nota será tida como irregular e o emissor pode nem perceber.

É justamente nesse ponto que a importância do trabalho do contador é percebida, já que o emissor de notas é digital, pode até estar atualizado, mas a conferência do GTIN correto precisa ser feita. Do contrário um numero potencialmente errado pode ser lançado nas novas notas e essas serem invalidadas sem conhecimento até quem um problema surja e não se tenha o respaldo jurídico necessário.

É por isso que, mesmo quando se tratando de uma alteração pequena, é preciso estar de olho e buscar compreender bem qual a situação e quais os riscos a que estamos sujeitos quando algo assim muda. As regras visam melhorar serviços, mas como sempre são graduais, detalhadas e de alteração constante. Para o contador é preciso estar de olho no calendário. Abaixo deixo as datas de obrigatoriedade da mudança para cada ramo de comércio.

Empresas de :

  • Fabricação de brinquedos e jogos recreativos: 1º de janeiro de 2018;
  • Processamento de fumo e fabricação de cigarros: 1º de fevereiro de 2018;
  • Fabricação de produtos farmacoquímico e farmacêuticos: 1º de março de 2018;
  • Fabricação de aparelhos elétricos e eletrônicos, diversos itens de informática e telecomunicações e equipamentos para fins diversos: 1º de abril de 2018;
  • Fabricação de alimentos e bebidas diversos: 1º de maio de 2018;
  • Floricultura, horticultura, pesca, extração, beneficiamento de pedras diversas: 1º de junho de 2018;
  • Fabricação têxtil e vestuários: 1º de julho de 2018;
  • Fabricação de itens em madeira, celulose, couro, químicos e outros: 1º de agosto de 2018;
  • Fabricação de artefatos de borracha, plástico, vidro, metais, ferro, entre outros: 1º de setembro de 2018;
  • Transporte, armazenamento de grãos, serviços de hospedagem, audiovisual, restaurantes, telefonia, internet, entre outros: 1º de outubro de 2018;
  • Outras atividades financeiras: 1º de novembro de 2018;
  • Atividades variadas não citadas anteriormente: 1º de dezembro de 2018.

Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL.

 

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